Política de privacidad

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS

1.- OBJETIVO

Establecer la política para cumplir con lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Almacenes Telary Home SAS adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales o laborales.

2.- ALCANCE

Las reglas y procedimientos descritos en el presente documento aplican a las bases de datos de información de clientes, proveedores, empleados y usuarios en general de Almacenes Telary Home SAS, Información que ha sido recolectada en desarrollo del objeto social de la sociedad referidas con ocasión del ofrecimiento y venta de nuestros servicios y productos, dentro del marco de las diferentes relaciones adelantadas, a través de procesos de ventas, de prestación de servicios, procesos de compra, en medios electrónicos, físicos, procesos de selección de personal y vinculación laboral.

3.- DEFINICIONES

3.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

3.2. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

3.3. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

3.4. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

3.5. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.

3.6. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

3.7. Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.

3.8.Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

3.9. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3.10. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

3.11. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

4.- IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

NOMBRE DE LA ORGANIZACION: Almacenes Telary Home SAS.

NIT: 900982103-8

DOMICILIO Y DIRECCIÓN: Tiene su domicilio en la ciudad de Barranquilla, y su sede principal se encuentra ubicada en la Calle 76 No 70- 30

CORREO ELECTRÓNICO: telaryhome@gmail.com

TELEFÓNO: (57-5)3319432 ext 139 Barranquilla

5.- TRATAMIENTO

Almacenes Telary Home SAS, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores.

6.- FINALIDAD

6.1.- El tratamiento de los datos personales proporcionados por los clientes Almacenes Telary Home SAS, tendrá la siguiente finalidad:

1. Identificación y validación de derechos de los clientes.
2. Actualización de datos entregados por el titular.
3. Suministro de información de contacto a los prestadores adscritos, para garantizar a los clientes del servicio.
4. Dar respuesta a requerimientos a entidades de control.
5. Evaluación de indicadores de oportunidad y calidad de los servicios.
6. Evaluación de la calidad de los productos y servicios ofrecidos por Almacenes Telary Home SAS.
7. Para el envio de información, a través de Email, Mensajes de texto (SMS y/o MMS) o de cualquier otro medio de comunicación.
8. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, via mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier de cualquier otro medio de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o una de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por Almacenes Telary Home SAS y/o por terceras personas.
9. Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
10. En general para cualquier otra finalidad que se derive de la naturaleza jurídica de Almacenes Telary Home SAS.

6.2.- El tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles proporcionados por los empleados de Almacenes Telary Home SAS, tendrá la siguiente finalidad:

1. Realizacion del proceso de selección de personales de acuerdo a su aptitud para un cargo o tarea.
2. Verificar referencias personales y laborales; contactar a sus familiares, dependientes económicos y/o beneficiarios en caso de emergencia.
3. Establecer una relación contractual.
4. Ofrecerle oportunidades de capacitación.
5. Evaluaciones de desempeño, satisfacción laboral, crecimiento personal, bienestar y seguridad y salud en el trabajo.
6. Cumplir el proceso de afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral (Entidades Promotoras de Salud, Administradoras de riesgos laborales, Fondos de pensiones y cesantías, Caja de compensación)
7. Efectuar el proceso de remuneración.
8. Informar al empleado sobre cualquier modificación de la relación contractual.
9. Ejercer la defensa ante acciones legales, cumplir con exigencias judiciales o de otras autoridades competentes, derivadas de la vinculación contractual.
10. Creación de cuentas de correo electrónico laboral; elaboración de directorio de la emprea; asignar herramientas de trabajo; asignar claves y contraseñas, asegurar el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad y otras obligaciones laborales.
11. Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
12. En general para cualquier otra finalidad que se derive de la vinculación contractual.

6.3.- El tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles proporcionados por los proveedores de Almacenes Telary Home SAS, tendrá la siguiente finalidad:

1. Realizar la vinculación contractual
2. Realizar estudios de crédito y deposito
3. Elaborar documentos, contratos, convenios y recibos.
4. Evaluar la calidad y desempeño de Proveedor en cumplimiento de sus funciones derivadas de la relación contractual.
5. Verificar referencias de otros clientes.
6. Efectuar el reconocimiento económico por la prestación del servicio.
7. Publicar productos o servicios en el portal www.telaryhome.com en línea.
8. Para el envio de información, a través de Email, Mensajes de texto (SMS y/o MMS) o de cualquier otro medio de comunicación.
9. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, via mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier de cualquier otro medio de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o una de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por Almacenes Telary Home SAS y/o por terceras personas.
10. Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
11. En general para cualquier otra finalidad que se derive de la vinculación contractual.

7.- DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de Almacenes Telary Home SAS, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

7.1.- Conocer los Datos Personales sobre los cuales Almacenes Telary Home SAS está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

7.2.- Solicitar prueba de la autorización otorgada a Almacenes Telary Home SAS para el Tratamiento de sus Datos Personales.

7.3.-Ser informado por Almacenes Telary Home SAS, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales. En caso de solicitud externa de información de datos personales, se debe otorgar autorización previa para su suministro.

7.4.- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.

7.5.- Solicitar a Almacenes Telary Home SAS la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y Almacenes Telary Home SAS en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.

7.6.- Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento,

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

• El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición Almacenes Telary Home SAS
• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

8.- ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA

La gerencia general de Almacenes Telary Home SAS tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de Almacenes Telary Home SAS, están obligados a reportar estas Bases de Datos a la Gerencia General y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

La División Jurídica de Almacenes Telary Home SAS ha sido designada por la empresa como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

9.- AUTORIZACIÓN

Almacenes Telary Home SAS debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.

Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que LA EMPRESA realice el Tratamiento de sus Datos Personales.

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por Almacenes Telary Home SAS, tales como:

• Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización como el indicado en el proceso de cartera para la creación de cliente, actualización de datos o solicitud de crédito.
• De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
• Mensaje de datos, correo electrónico o cualquier otro formato que permita que en todo caso permita la f obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por Almacenes Telary Home SAS de manera previa al tratamiento de los datos personales.
• Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.

IMPORTANTE: En ningún caso Almacenes Telary Home SAS asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca. Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por Almacenes Telary Home SAS, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.

10.- GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO

Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, Almacenes Telary Home SAS pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de medio escrito, previa solicitud a Almacenes Telary Home SAS.

11.- AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad en Almacenes Telary Home SAS es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de Almacenes Telary Home SAS y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

1. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
2. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
3. Los derechos del titular.
4. Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

12.- PROCEDIMIENTO PARA EJECER DERECHO A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR AUTORIZACION

1. Consultas:
   

   Los titulares podrán consultar la información personal del titular que repose en Almacenes Telary Home SAS, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

   Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales Almacenes Telary Home SAS garantiza:

    
   

   • Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán dar cumplimiento a la presente política.
   • Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
   • En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha del día siguiente de la fecha de recibo.
   • Las consultas podrán formularse al correo telaryhome@gmail.com
2. Reclamos
   

   El Titular que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante Almacenes Telary Home SAS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

   1. El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a Almacenes Telary Home SAS al correo electrónico telaryhome@gmail.com o mediante comunicación escrita dirigida a la Gerencia general, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
3. Petición de actualización y/o rectificación
   

   Almacenes Telary Home SAS rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:

   El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico telaryhome@gmail.com o mediante comunicación escrita dirigida a Gerencia general, con la identificación del titular indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.

4. Petición de supresión de datos
   

   El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a Almacenes Telary Home SAS su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:

   1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
   2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
   3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

   Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Almacenes Telary Home SAS. Sin embargo este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia Almacenes Telary Home SAS podrá negar el ejercicio del mismo cuando:

   1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
   2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
   3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

13.- VIGENCIA DE POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES

La política de tratamiento de la información contenida en el presente documento entra en vigencia el día (27) del mes de OCTUBRE de 2016.

14.- DURACION

La política de tratamiento de la información contenida en el presente documento será indefinida.

15.- REGISTROS QUE SE GENERAN

• FA-021 Solicitud de Créditos o Actualización de datos
• FA-067 Autorización clientes RNBD tratamiento de datos personales.
• FA-068 Hoja de vida Trabajadores
• FA-069 Hoja de vida Aspirantes
• FP-051 Registro de proveedores

CONTROL DE CAMBIOS

• 27/10/2016 Se incluyo el ítem aviso de privacidad, se adiciono dos finalidades los numerales: 6.14 Para dar cumplimiento a la resolución 220 de 2014 información exógena y 6.15 Para dar cumplimiento de la ley 1266 de 2008 Habeas Data.
• Se adicionan finalidades:
  • 6.16 Seguridad - Video vigilancia
  • 6.17 Seguridad - Seguridad y control acceso a edificios
  • 6.18 Servicio de telecomunicaciones - Comercio electrónico, pagos electrónicos, ventas a distancia
  • 6.19 Finalidades varias – Campañas de Actualización de datos e información de cambios en el Tratamiento de Datos personales.
  • 6.20 Finalidades varias – Custodia y gestión de información y bases de datos
  • 6.21 Gestión contable, fiscal y administrativa – Verificación de datos y referencias
  • 6.22 Gestión Técnica y Administrativa – Administración de Sistemas deInformación
  • 6.23 Gestión Técnica y Administrativa – Administración de Sistemas de Información, gestión de Claves, Administración de usuarios, etc.
  • 6.24 Gestión Técnica y Administrativa – Envío de comunicaciones
  • 6.25 Finalidades varias Fidelización de clientes
  • 6.26 Finalidades varias - Gestión de estadísticas internas
  • 6.27 Finalidades varias - Atención al ciudadano/cliente (Gestión PQR)
  • 6.28 Marketing
  • 6.29 Publicidad y prospección comercial - Publicidad propia
  • 6.30 Recursos humanos - Control de horario
  • 6.31 Recursos humanos - Gestión de nómina
  • 6.32 Recursos humanos - Promoción y gestión de empleo
  • 6.33 Acceso a subsidios
  • 6.34 Recursos humanos - Prestaciones sociales
  • 6.35 Trabajo y bienestar social - Pensiones, subsidios y otras prestaciones económicas
  • 6.36 Servicio de telecomunicaciones - Comercio electrónico